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Business case: qué es, plantilla y ejemplo de una página
Qué es un business case, las 7 preguntas que responde, una plantilla de una página y un ejemplo completo de un proyecto interno, con las cifras a confirmar.
Qué es un business case
Un business case es el documento que justifica una decisión dentro de una empresa: por qué hacer un proyecto, qué cuesta, qué devuelve y qué pasa si no se hace. No vende la empresa, no describe el mercado y no habla de misión ni de visión. Defiende una sola cosa: que el comité diga sí a esto, ahora, con este presupuesto.
Se escribe para la persona que aprueba, no para el equipo que ejecuta. Esa persona tiene otros cuatro business case encima de la mesa esta semana y una pregunta en la cabeza con cada uno: ¿me quita un problema o me lo da? Todo lo que viene ahora sirve para responderle antes de que la haga.
Y hay algo que conviene saber antes de escribir una línea: la mayoría de los business case que no se aprueban no fallan por la idea. Fallan porque piden demasiado, no cuantifican el problema o no dicen qué se decide hoy. Las tres cosas se arreglan con una página bien hecha.
Las 7 preguntas que responde
Un business case completo responde a siete preguntas, en este orden. Si falta una, el comité la hará, y la hará a la defensiva.
- ¿Qué problema tenemos? Con una cifra que quien decide reconozca como suya: horas, euros, clientes, retrasos, errores.
- ¿A quién afecta y desde cuándo? Qué equipos lo sufren y si va a más. Un problema que crece se aprueba antes que uno estable.
- ¿Qué proponemos? La solución en tres frases y, si se puede, a la vista: una demo que el comité pueda tocar.
- ¿Qué cuesta? Dos cifras separadas: lo que cuesta probarlo (el piloto) y lo que costaría hacerlo entero si funciona.
- ¿Qué ganamos? El ahorro o el ingreso, con la hipótesis detrás y marcado como «a confirmar» donde toque.
- ¿Qué puede salir mal? Los tres riesgos principales y qué haces con cada uno. Si los dices tú, controlas la conversación.
- ¿Qué decidimos hoy? Una petición pequeña y concreta: fechas, personas, dinero. Nunca «aprobar el proyecto».
Fíjate en la cuarta: separar el coste del piloto del coste total es lo que convierte un no en un «vale, probemos». Un comité que tiene que decir sí a 60.000 € dice no. Un comité al que le pides 2.000 € y cuatro semanas puede decir sí sin arriesgar nada.
Plantilla de una página
Esta es la plantilla que usamos en el informe para dirección que va con cada Approbada. Siete bloques, una página, sin portada ni índice. Cada bloque son dos o tres líneas; las cifras, en negrita.
Título. El nombre del proyecto y la decisión que pides, en una línea. «Panel de facturas paradas: piloto de 4 semanas en el equipo de facturación.»
1. El problema. Qué pasa, cuánto cuesta y desde cuándo. Una cifra en negrita.
2. A quién afecta. Equipos, personas, clientes. Si crece, dilo.
3. La propuesta. Qué cambia para quien sufre el problema, en tres frases. Un enlace a la demo.
4. Qué cuesta. Piloto: X € y N semanas. Versión completa si funciona: Y € (orientativo). Lo que se pide hoy es solo lo primero.
5. Qué ganamos. El ahorro o ingreso anual estimado, con la hipótesis y su marca «(a confirmar)». Cuándo se recupera la inversión.
6. Riesgos. Tres, con su respuesta. El primero suele ser la adopción por el equipo.
7. Lo que pedimos hoy. Fechas, personas, presupuesto y la fecha de la siguiente reunión con resultados.
Esa página se queda en la mesa cuando tú te vas, y es la que tu director reenvía a su jefe. Escríbela pensando en ese reenvío: alguien que no ha estado en la reunión tiene que entenderla en dos minutos.
Regla de la página: si tienes que reducir la letra para que quepa, sobra texto, no falta espacio. Corta adjetivos, contexto histórico y explicaciones de la tecnología. Deja las cifras y la petición.
Ejemplo: app interna de control de incidencias
Marta es responsable de operaciones en una empresa de mantenimiento con 40 técnicos. Las incidencias de los clientes llegan por teléfono y correo, se anotan en una hoja de cálculo y se asignan a mano. Este es su business case, tal como se llevó al comité. Cifras orientativas.
Título. App de incidencias para técnicos: piloto de 4 semanas con el equipo de la zona norte.
1. El problema. Cada semana se pierden o duplican unas 15 incidencias de 300. Cada una que se pierde cuesta una visita repetida (unos 60 € de técnico y desplazamiento) y, según el cliente, una llamada de queja. Son unos 900 € a la semana, 45.000 € al año (a confirmar), y desde marzo va a más porque hemos ganado dos clientes grandes.
2. A quién afecta. A las dos personas de recepción que anotan y asignan, a los 40 técnicos que reciben la incidencia por WhatsApp, y a los clientes que llaman dos veces. El equipo de la zona norte (9 técnicos) es el que más sufre.
3. La propuesta. Una app en el móvil del técnico donde la incidencia llega asignada, con dirección, historial del cliente y fotos, y donde el técnico la cierra con dos toques. Recepción ve todo en un panel. Está en esta demo: se puede abrir en el móvil y cerrar una incidencia de prueba.
4. Qué cuesta. Piloto de 4 semanas con la zona norte: 2.900 € (la app funcionando con reservas y panel, precio cerrado) y dos horas semanales de una persona de recepción. Versión completa para las cuatro zonas, si funciona: unos 6.000 € más (orientativo).
5. Qué ganamos. Si las incidencias perdidas bajan de 15 a 5 a la semana, el ahorro es de unos 30.000 € al año (a confirmar en el piloto). Con el piloto se sabe en cuatro semanas: contamos las visitas repetidas antes y después. La inversión completa se recupera en menos de cuatro meses.
6. Riesgos. Que los técnicos no la usen: por eso el piloto empieza con la zona que más lo pide y con dos técnicos que han participado en la demo. Que no se integre con la facturación: en el piloto no hace falta, se exporta a la hoja actual. Que el proveedor desaparezca: la app es nuestra y el código se entrega.
7. Lo que pedimos hoy. Cuatro semanas, la zona norte, 2.900 € y dos horas semanales de recepción. Volvemos al comité el día 30 con las cifras de visitas repetidas.
El comité aprobó el piloto en la misma reunión. No porque el ahorro fuera enorme, sino porque la petición era pequeña, el problema tenía cifra y la solución se podía tocar.
Business case con demo: por qué convence el doble
Vuelve al bloque 3 del ejemplo. «Está en esta demo» cambia toda la reunión. Sin ella, el comité tiene que imaginarse la app y cada persona imagina una distinta. Con ella, el director la abre en su móvil, cierra una incidencia y pregunta cuándo la tiene su zona.
Una demo no necesita funcionar por dentro. Necesita ser un prototipo clicable: las pantallas reales de la herramienta, unidas por la navegación, con los datos de tu empresa o datos ficticios que se parezcan. Se usa como si existiera. Y consigue tres cosas que un documento no consigue:
- Elimina el «imagínate». El comité ve exactamente lo que se aprobaría.
- Convierte las dudas en preguntas de uso. «¿Y si el técnico no tiene cobertura?» es una pregunta de alguien que ya ha decidido que quiere la app.
- Se recuerda. Quien ha tocado algo lo cuenta después a otros con las manos. Tu business case viaja por la empresa sin ti.
El orden importa: la demo va en el minuto tres de la presentación, cuando llegas a la propuesta, no al final. Si esperas al final, ya se han formado una opinión sin verla.
Errores típicos
- Empezar por la solución. «Proponemos una app que…». El comité no compra apps, compra que se les quite un problema. Empieza por el problema y su cifra.
- Un solo número de coste. Si solo das el coste total, pides una decisión grande. Separa el piloto.
- Ahorros sin hipótesis. «Ahorraremos 50.000 €» sin decir de dónde sale. Pon la cuenta a la vista y la marca «(a confirmar)».
- Sin riesgos. Un business case sin riesgos no es optimista, es sospechoso. Los riesgos los pone el comité si no los pones tú.
- Pedir «la aprobación del proyecto». Nadie sabe qué significa. Pide fechas, personas y dinero.
- Explicar la tecnología. A nadie en la sala le importa la nube ni la integración. Le importa que el técnico cierre la incidencia con dos toques.
- Presentarlo sin nada que tocar. Es el error más común y el que más cuesta. Y el más fácil de arreglar.
Por eso Approbada entrega las dos piezas que necesita una reunión y no una: la demo con tus datos reales bajo acuerdo de confidencialidad, para que el comité la toque, y el informe de una página para dirección con esta misma plantilla rellena con tu caso. Más el guion de 10 minutos con las preguntas que te van a hacer y un ensayo por videollamada. 990 €, en 5 días laborables, con factura a nombre de tu empresa si lo pides. Si quieres además el pitch deck y una ronda de cambios para la segunda reunión, Comité, 1.290 €. Y si aprueban construirlo, todo lo pagado se descuenta al 100 % del desarrollo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un business case y un plan de negocio?
El plan de negocio describe una empresa entera: mercado, equipo, financiación, treinta páginas. El business case defiende una sola decisión dentro de una empresa que ya existe: hacer o no hacer este proyecto, y por qué. Cabe en una página y se escribe para la persona que aprueba presupuesto.
¿Cuántas páginas debe tener un business case?
Una para decidir y, si te lo piden, un anexo con el detalle de las cifras. Quien decide lee la primera página; el anexo es para quien tenga que comprobar los números después. Si la decisión no cabe en una página, todavía no está clara.
¿Qué cifras pongo si no tengo datos?
Las que sí tienes (horas, incidencias, clientes perdidos, retrasos) multiplicadas por un coste razonable, y cada una marcada como «(a confirmar)» con la forma de confirmarla en el piloto. Un comité prefiere una hipótesis honesta y comprobable a un número redondo sin origen.
¿Business case o caso de negocio?
Son lo mismo. En España se usa el término en inglés en casi todas las empresas medianas y grandes, y «caso de negocio» en la administración pública y en algunas consultoras. Usa el que use tu comité.
¿Hace falta una demo para presentar un business case?
No es obligatoria, pero es lo que más cambia el resultado. Un business case explica; una demo enseña. Cuando el comité toca la solución en el móvil, las preguntas pasan de «¿esto existe?» a «¿cuándo lo tenemos?». Por eso Approbada entrega las dos cosas juntas.
Approbada: 990 €. IVA incluido. Todo lo pagado se descuenta al 100 % en el siguiente paso.
Quiero que me la aprueben: Approbada, 990 € →